Комунікація з установами в Німеччині – як себе убезпечити.
Як контактувати з установами в Німеччині? З такими, як каса хворих, каса від нещасних випадків на роботі або Familienkasse/сімейна каса? І як контактувати так, щоб не отримати відповіді „жодні документи до нас не дійшли“?
Краще кількома способами одночасно.
Електронна пошта.
Варто надсилати документи до установ у Німеччині електронною поштою. Хоча відповідь найчастіше буде у формі листа, оскільки установа через GDPR не може просто так надсилати дані електронною поштою.
У темі листа добре вказати, про кого і про що йдеться. Тобто добре вказати ім’я, прізвище та номер страхування або номер справи. Якщо їх не вдається знайти, завжди можна вказати дату народження.
Добре написати в 1-2 реченнях, чого ми вимагаємо від установи. Програми перекладу в інтернеті з польської на німецьку працюють все краще. Прошу писати простими та короткими реченнями.
Краще сканувати документи та надсилати їх у відсканованому вигляді, ніж фотографії.
Якщо сканування виявиться проблемою, можна надсилати фотографії. Але тут треба дбати про те, щоб вони були чіткими, тобто не розмитими. Важливо також, щоб документ був повністю видимий. Обрізаний кут лікарняного листа так, що не видно дати його видачі, може заблокувати виплату коштів.
Відповідні адреси електронної пошти найчастіше можна знайти на веб-сайтах у розділі „Impressum“.
Адреси електронної пошти часто можна знайти, наприклад, тут:
– контактні дані всіх AOK:
сайт з контактними даними: https://www.aok.de/pk/rechtliches/impressum/
адреси електронної пошти окремих AOK на підсторінках окремих AOK
– контактні дані Techniker Krankenkasse/TK:
сайт з контактними даними: https://www.tk.de/techniker/impressum-2013112
адреса електронної пошти: service@tk.de
– контактні дані DAK:
сайт з контактними даними: https://www.dak.de/dak/unternehmen/impressum_12290
адреса електронної пошти: service@dak.de
– контактні дані німецької каси від нещасних випадків – транспорт (BG Verkehr):
сайт з контактними даними:
https://www.bg-verkehr.de/impressum
адреса електронної пошти: info@bg-verkehr.de
– контактні дані німецької каси від нещасних випадків – будівництво (BG Bau):
сайт з контактними даними:
https://www.bgbau.de/impressum
адреса електронної пошти: info@bgbau.de
– контактні дані німецької пенсійної страхової компанії DRV:
сайт з контактними даними:
https://www.deutsche-rentenversicherung.de/Bund/DE/Service/Footer/Impressum/impressum_node.html
адреса електронної пошти: drv@drv-bund.de
Адреси також можна знайти на самих листах з установ, найчастіше у верхньому правому куті є контактні дані та номер справи.
Для безпеки можна той самий електронний лист надіслати 2 рази.
Прошу пам’ятати, що апеляції та позови мають надсилатися не електронною поштою, а на папері з оригінальним підписом! При цьому враховується дата отримання листа, а не дата відправлення.
Пошта/Лист.
Окрім електронної пошти, добре одночасно надіслати документи поштою з підтвердженням отримання/повідомленням про вручення.
Завжди можуть бути якісь технічні проблеми, через які електронний лист загубиться по дорозі. Сам факт, що електронний лист не повернувся до нас, бо не зміг дістатися до адресата, не означає, що такий електронний лист фактично дійшов туди, куди треба.
Багато установ надсилають підтвердження отримання електронного листа. Найчастіше це підтвердження того, що взагалі якийсь лист дійшов до адресата – але не який саме зміст мав цей лист і які були в ньому додатки. Бо можна, наприклад, надіслати електронний лист, а забути додати до нього лікарняний лист тощо.
Усі документи, що надсилаються поштою, слід безпосередньо перед відправленням копіювати – так, щоб потім у разі проблем було видно, що саме було надіслано до установи в Німеччині.
Прошу ніколи не покладатися лише на пошту.
Мобільні додатки.
Все частіше каси хворих надають додатки, які можна завантажити на телефон. Через них можна надсилати документи. Найчастіше вимагається попередня реєстрація, також надаються підтвердження про надсилання повідомлень.
Щоб убезпечити себе на 100%, краще одночасно надсилати ті самі документи також листом.
Leave a Reply